Este post es la continuación del post “Desarrollo Profesional, Sacrificio Personal”. En la primera parte me enfoque en el balance entre lo que llamé la doble-vida: la vida personal y la profesional. Al final de dicho post prometí compartir mi secreto de cómo mantener una vida balanceada con lujo de detalle. Básicamente, en este post voy a explicar mi estrategia de manejo de tiempo (“time management”) que integra todo lo necesito y quiero hacer, tanto en la vida personal como en la profesional. La técnica que compartiré no fue inventada por mí, sino que es una adaptación de una técnica de manejo de tiempo que alguien compartió conmigo hace mucho tiempo.

Al igual que muchos profesionales yo utilizo un calendario electrónico para llevar mi agenda. En mi caso, el calendario no es para ayudarme a recordar lo que tengo que hacer, sino que es para decirme exactamente lo que tengo que hacer. Algunas personas se sentirán muy incómodos con “ser esclavos” de un aparato que rija su vida. Por otro lado, este aparato es el que les permitirá una vida con significado. Veamos cómo escoger lo que llega al calendario.

Dos veces al año yo hago una lista de todos mis roles. O sea, aquellas cosas que conllevan responsabilidades. Usted puede hacer esta lista cuantas veces lo entienda necesario, pero yo recomiendo dos veces al año. El primer rol en la lista debe ser uno mismo ya que necesitamos encargarnos de nosotros mismos. Compartiré algunos de mis otros roles para que entiendan las posibilidades, aunque me tomaré la libertad de modificar algunos para no contar mi vida personal. Básicamente, además del rol conmigo mismo, en orden de importancia, yo tengo rol como padre, esposo, hijo, nieto, hermano, profesor, investigador, consultor, mejor amigo, tío, yerno, primo, amigo, vecino y colega. Al igual que yo hice en mi lista de ejemplo, organice sus roles de mayor a menor importancia para usted durante ese período. En la lista no debe faltar ningún rol (e.g., novio, suegro, etc.). Recuerde que la importancia más grande la debe tener el rol de ser usted mismo. Ahora, identifique las tareas asociadas con cada rol siguiendo el orden de importancia de roles. Por ejemplo, las tareas asociadas a mí mismo (i.e., mantener mi cuerpo y mi mente saludable) serán dormir suficiente, correr 15km a la semana, ver televisión, salir con los amigos por la noche y meditar diariamente. Como padre me aseguro de llevar y recoger los niños de la escuela, dedicar tiempo de calidad que incluye juegos, bañarlos, leer cuentos y llevarlos a prácticas de fútbol. Evidentemente, estas cosas las hago junto a mi esposa. Continúe identificando las tareas que requiere cada rol en su lista. Para cada tarea asociada con un rol determine cuánto tiempo desea dedicarle por semana. Note que es importante que identifique todas las tareas antes de asignarles tiempo, para que se enfoque en lo que está haciendo. Con esto completamos la primeara parte. Note que su lista básicamente establece las tareas a las que usted debería dedicarle tiempo en su vida para tener una vida con significado.

En la segunda parte tomaremos un calendario de una semana promedio (los 7 días) que esté completamente vacío. El objetivo es poner todas nuestras tareas (comenzando con las más importantes) en nuestro calendario y así garantizándole un tiempo. Recomiendo hacer esto en papel y lápiz para que pueda negociar con usted mismo(a). Comenzando con el primer rol (i.e., usted mismo) añada todas las tareas asociadas en el calendario considerando las limitaciones prácticas de su día a día. Si, por ejemplo, decidió correr 15km por semana y prefiere correr 5km tres veces en semana pues es el momento de determinar los días y las horas en que lo hará. Según vaya añadiendo las tareas de los próximos roles, recuerde que puede mover las actividades, pero no puede borrarlas. A esta parte yo le llamo la “negociación conmigo mismo”. Para la parte profesional muchos tendrán que limitarse a bloquear un período de tiempo diariamente (e.g., 8-6pm). Sin embargo, note que de poner una actividad a las 6pm usted tiene un compromiso (con usted mismo) y no se puede fallar. Por tanto, por un lado sea realista estableciendo tiempos y por el otro lado sea respetuoso con usted mismo al no fallarse. Para terminar la segunda parte, vaya a su calendario digital y oficialmente reserve estos períodos de tiempo de forma recurrente semanalmente. Aproveche la función de los calendarios electrónicos que permite repetir tareas semanalmente.

Vamos a resumir la estrategia para las partes 1 y 2:

  1. Escoger un horizonte para su planificación (i.e., planeación en algunos países);
  2. Hacer lista de roles;
  3. Organizar roles de mayor a menor importancia para ese período, comenzando con usted mismo;
  4. Identifique las tareas asociadas a cada rol;
  5. Estime cuánto tiempo necesita reservar semanalmente para cada tarea;
  6. En un calendario de papel busque cómo añadir todas las tareas de cada rol para una semana promedio (negocie con usted mismo);
  7. Añada en su calendario personal (idealmente digital) todas las tareas en su calendario de papel. Use la función de su calendario para hacer las actividades recurrentes semanalmente.

Para ver un ejemplo de un calendario hecho por una estudiante siguiendo esta estrategia oprima aquí. Utilizando esta estrategia de manejo de tiempo, mis estudiantes han logrado subir sus notas y aumentar su satisfacción personal simultáneamente.

Al concluir este paso ya tiene su calendario donde combina las cosas personales y profesionales. Aunque las cosas personales deben estar explícitas en el calendario, la parte profesional hasta ahora es simplemente un bloque de tiempo reservado. Para manejar ese bloque de tiempo en su trabajo recomiendo lo siguiente. Primero, incluya en su calendario toda tarea que tiene un horario semanal recurrente. El resto de las tareas las trabajará de semana en semana. Todos los lunes a primera hora dedique media hora para hacer una lista de las tareas de trabajo que tiene pendientes. Esta lista será heredada de las tareas de la semana anterior, más lo que llegue nuevo durante el fin de semana. Una vez completada su lista de tareas para la semana, abra su calendario y asígnele tiempo en su agenda. Note que sólo puede asignar espacios de tiempo que no hayan sido previamente reservados aunque sean tareas personales. Las tareas que no completará esa semana simplemente las deja en la lista para trabajarlas la semana entrante (las verá el lunes). Cuando reciba tareas nuevas inmediatamente las añade a su lista de papel y les busca espacio en el calendario. Es bien importante asegurarse de anotar en la lista y asignar un bloque de tiempo aquellas tareas que recibe por email o teléfono. Cuanto complete una tarea vaya a su lista y táchela. Asegúrese de disfrutarse este paso ya que es su recompensa. Guarde la lista de tareas de cada semana para alimentar la de la semana entrante. Lo más importante de esta estrategia es la disciplina añadiendo y siguiendo el calendario. Resumamos la estrategia para no tener trabajos atrasados:

  1. Añada todas las tareas recurrentes en el calendario (e.g., reuniones);
  2. Mantenga una lista con todas las tareas que necesita completar;
  3. Todos los lunes a primera hora asígnele un bloque de tiempo a cada tarea que necesita realizar (aquellas que no las atenderá esa semana se quedarán en el papel, pero no van al calendario);
  4. Cada vez que llegue una tarea nueva la añade a la lista y le asigna un bloque de tiempo si la pretende hacer;
  5. Cuando complete una tarea, táchela.

Como buen Ingeniero Industrial les traté de estandarizar la estrategia lo más posible. Reconozco que la estrategia que propongo es muy sencilla, pero es que yo practico el principio de la parsimonia (i.e., la solución más sencilla es la mejor solución). Yo vivo (y duermo) tranquilo porque sé que le estoy dedicando mi tiempo a hacer aquellas cosas que son importante para mí. Trátela y verá que puede cambiar su vida.

Los que han llegado hasta aquí leyendo tienen que tomar la decisión de si lo tratarán para vivir una vida balanceada y con significado o si seguirán debiéndose tiempo y teniendo problemas para dormir. Ya saben la teoría, pero desafortunadamente ésta no sirve de nada si no la practicamos. Les incluyo un archivo de Excel (ver archivo Agenda Semanal Personal) con un calendario vacío de una semana promedio. ¡Atrévase!