¿Cuántas veces hemos expresado una idea a un grupo y nuestra idea pasa por desapercibida? De repente, otra persona dice exactamente lo que acabamos de decir, pero en otras palabras, y esa persona se lleva todo el crédito por nuestra idea. No es que la gente nos ignora o que no le dan importancia a lo que decimos, el problema es que no nos entendieron. Interesantemente, nosotros somos los responsables de que esto ocurra por no haber sido efectivos explicando nuestras ideas. Este post busca reflexionar sobre la comunicación efectiva y provee recomendaciones para que los demás nos entiendan. El post fue idea de, y escrito en colaboración con, Rosemarie Santa, estudiante graduada de ININ en UPRM.

Una regla básica de la escritura técnica es que si el lector no entiende algo, es culpa del escritor. Cuando escribimos tenemos que asegurarnos que el mensaje que buscamos llevar no quede sujeto a interpretación para evitar mal interpretaciones (o tergiversaciones). Similarmente, cuando buscamos comunicarnos oralmente tenemos que llevar un mensaje claro; o sea, que el mensaje ya venga digerido para el receptor. Los ingenieros somos particularmente conocidos por tener una comunicación oral muy pobre. Por eso el ingeniero típico no disfruta de participar en grupos interdisciplinarios; prefieren limitarse a trabajar con otros ingenieros para poder hablar en jerga técnica. Desafortunadamente para los ingenieros, cada día hay menos separación entre las disciplinas. La industria y la academia hacen esfuerzos conscientes para que los grupos de trabajo sean interdisciplinarios. Si queremos recibir crédito por nuestras ideas podemos buscar un traductor (o sea, alguien que simplemente pase la idea en idioma de jerga técnica o como lo entienda nuestra cabeza al idioma común, sencillo y explícito), o podemos aprender comunicación efectiva.

Muchas veces cuando compartimos ideas o explicamos conceptos presumimos que nuestra audiencia piensa igual que nosotros o que están dentro de nuestra cabeza. Un ingeniero exitoso no es aquel que resuelve el problema, sino aquel que logra resolver el problema y explicarlo adecuadamente frente a su audiencia. Por esta razón es que en los currículos de ciencias, matemáticas e ingeniería, incluyen cursos en lenguajes (e.g., Inglés, Español). Estos cursos no son para “rellenar” en currículo, sino para desarrollar destrezas básicas de comunicación.

Luego de reflexionar sobre comunicación efectiva, les proveemos un listado de puntos clave que debemos considerar a la hora de comunicar ideas (o mensajes) efectivamente:

  1. Conocer a la audiencia: Antes de compartir ideas con un individuo o grupo necesitamos considerar su trasfondo (incluyendo cultura, nivel académico y disciplina de especialización) y traducir el mensaje para que lo entiendan.
  2. Identificar la idea principal: La mejor forma de explicar una idea es comenzar con la idea principal (en términos generales) y luego proveer detalles. En este paso el enfoque está en identificar el mensaje que queremos llevar. Idealmente, podemos lograr que nuestra audiencia cree una imagen mental de nuestra idea. Sin embargo, tenemos que ser bien específicos para que todos terminen con la misma imagen mental.
  3. Pensar cómo decirlo: Luego de exponer la idea principal (responder el ¿qué?), debemos proveer detalles anticipando las preguntas: ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo? ¿dónde? y ¿por qué? Sin embargo, debemos hacerlo de la forma más simple posible. Mientras más largo es el mensaje, más desviamos la atención de la idea principal. En adición, hay que considerar el tono, volumen y expresión corporal.
  4. Cuidar el lenguaje: Hay dos técnicas básicas para explicar algo: convencer y confundir. Si su idea vale la pena ser escuchada, espero que sea porque puede convencer. Por tanto, asegúrese de no rebuscar el lenguaje con palabras de domingo o presumir que todo el mundo entiende la jerga que es particular para una disciplina.
  5. Estructurar el mensaje: Recomendamos comenzar con la idea principal (presentamos lo que vamos a decir). Luego, proveemos los detalles que apoyan la idea principal. Finalmente, resumimos y recalcamos el mensaje principal (conocido en Inglés como el “take-away point”).

Saber comunicarnos es parte de nuestra inteligencia emocional. Tenemos que practicarlo para poder hacerlo efectivamente de manera rápida y natural. No es decirlo como sea fácil de decir, sino como sea fácil de entender. Si consideras que hay algo que no mencionamos, por favor añádelo como comentario. ¿Cuántas veces no nos ha pasado algo como esto?